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word文檔技巧六則

來源:未知
作者:小小
時間:2019-11-11
用word編輯文檔非常方便,但是還可以掌握一些必要的技巧。一般的Word技巧大家都或多或少地從報刊雜志或書上看到了。因此,想帶給大家一些另類的技巧,希望能夠給大家耳目一新的感覺!
 
  1、顯示過寬文檔
 
  在打開文檔時,有時會發現因為文檔過寬,屏幕上顯示不全。這可怎么辦,總不能看一行就拖動一次水平滾動條吧!這時我們可以重新調整行的寬度,使其適合文檔窗口的大小。如果使用的是普通視圖或大綱視圖,可以單擊“工具”菜單中的“選項”命令,再單擊“視圖”選項卡,然后選中“窗口內自動換行”復選框即可。我們也可以通過改變顯示比例使文字適于普通視圖或頁面視圖中的文檔窗口。
 
  這時我們可以單擊“視圖”菜單中的“顯示比例”命令,然后選擇“頁寬”選項即可。我們還可以切換到Web版式視圖中,使文字自動換行。
 
  2、改變文檔的缺省目錄
 
  所有office文檔的缺省目錄是C盤下的MyDocuments文件夾,根據工作需要,我們可以很方便地改變它。單擊“工具”菜單,選擇“選項”命令,單擊“文件位置”選項卡,會顯示一列選項和它們當前存儲的目錄。在“文件類型”列表中選中文檔,單擊“更改”按鈕,進入“更改位置”對話框。單擊“查找范圍”框中的向下箭頭,選中想要的文件夾即可。
 
  3、關閉語法錯誤標記
 
  在鍵入時Word可以對我們鍵入的文字進行拼寫和語法檢查,在頁面上可以看到紅紅綠綠的波浪線。如果你覺得這些線太影響視覺效果,可以將其隱藏。在狀態欄上的“拼寫和語法狀態”圖標上單擊鼠標右鍵,選擇“隱藏語法錯誤”項,語法檢查出來的錯誤標記就全都不見了。
 
  如果要詳細設定,可以在右鍵菜單中選擇“選項”,在“選項”對話框中單擊“拼寫和語法”選項卡,在這里我們可以詳細設定拼寫和語法的屬性。
 
  4、另有妙用的Ctrl+Z
 
  大家都知道,Ctrl+Z的作用是撤消上一個操作,能使我們在編寫文檔過程中可以及時取消所進行的誤操作,或是恢復到以前的某一步。但你知道嗎,Ctrl+Z還有特殊的作用。
 
  先舉一個例子,在沒有改變Word缺省設置的情況下,在空行中輸入:“1、計算機的實際應用”,系統會自動將其變為項目編號的形式,并在下一行添加了“2、”字樣。這時如果按BackSpace鍵,可以刪除第二行中的項目編號,并不能消除第一行中的項目編號形式,也就是說第一行中的“1、”已經變成項目編號了,不可選。這時,Ctrl+Z就發揮作用了。
 
  我們在輸入“1、計算機的實際應用”敲回車后,順手按一下Ctrl+Z,一切都OK了,第一行還是原來的樣子,一點也沒變。原來系統有“自動更正”的功能,可以按照一些約定將鍵入的內容自動更正。
 
  比如我們輸入“1、計算機的實際應用”并敲回車后,系統做了兩件事,先是換到下一行,然后將這兩行變為自動編號的形式。我們按了一下Ctrl+Z,剛好取消了第二個操作,就像什么事都沒發生一樣,系統“自動更正”的內容可以在“工具”菜單下的“自動更正”選項下更改,這里就不再細說了。大家可以根據此原理去發現Ctrl+Z的更多妙用。
 
  5、控制轉換的字體
 
  有時打開別人傳來的文檔,發現里面含有自己計算機中尚未安裝的字體。如果打開的文檔中包含這樣的字體,Word會將字體替換為機器中已安裝的字體。如何來控制要替換的字體呢我們可以這樣做:單擊“工具欄”菜單中的“選項”命令,再單擊“兼容性”選項卡。單擊“字體替換”按鈕。
 
  在“字體替換”下,在“文檔所缺字體”中選擇所缺少的字體名稱。在“字體替換”列表框中,選擇用以替換的另一種字體,再單擊兩次“確定”,系統就會按要求進行字體的轉換。
 
  6、將樣式傳給其他文檔
 
  某一文檔中創建了幾種樣式后,如果想在其他文檔中也使用這幾個樣式,可以用下面的方法。打開一個包含這些樣式的文檔,選擇“格式”菜單中的“樣式”命令,在“樣式”對話框中選擇“管理器”按鈕。
 
  在“管理器”對話框中,打開的文檔中的一列樣式會顯示在左邊,Normal.dot模板中的樣式顯示在右邊。選擇左邊的樣式,單擊“復制”按鈕,就將其添加到了右側的列表中。單擊“關閉”按鈕。下次我們就可以從normal.dot文檔中使用這些格式了。
 
  在用Word 文檔辦公過程中,講點技巧可以達到事半功倍的效果,感興趣的朋友可以試一試!

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